१. कार्यालय प्रमुखद्धारा प्रामाणित (अनुसुची-१७ क) । २. अवकाश/राजीनामा स्विकृत भएको पत्रको प्रतिलिपि । ३. शुरु नियुक्ती पत्रको प्रतिलिपि । ४. निवृत्तभरण अधिकारपत्र/उपदान बनाइदिने ब्यहोराको सिफारिस पत्र । सिफारिस पत्रमा: (अध्ययन विदा, असाधारण विदा, सञ्चित घर विदा, विरामी विदा, गयलकट्टी,विभागिय कारवाहीको व्यहोरा, वरवुझारथ, औषधी उपचार सुविधा लगायतका विवरण खुलेको हुनुपर्ने) । ५. बढुवा/स्तरबृद्धि/तह मिलान/ समायोजनको पत्रहरु । ६. नोकरी जोडेको भए जोडेको पत्रको प्रतिलिपि ।